Cenni sul processo telematico

I -Premessa : il processo telematico in estrema sintesi .Gli strumenti necessari all'avvocato per agire nel processo telematico.

 

Il processo telematico é caratterizzato dal fatto che l'operatore effettua le comunicazioni dovute ( in primis, dall'avvocato alla cancelleria ) e spedisce i dovuti atti ( citazioni, ricorsi...avvisi di cancelleria....) e documenti ( ad esempio, un contratto ) in via telematica :  in  parole semplici, usando il computer e internet - così come se spedisse una e.mail. La cosa più semplice, penserà lo studioso che ci legge ( chi non sa al giorno d'oggi spedire una e.mail ?). E semplice effettivamente sarebbe la cosa se il Legislatore non ritenesse necessario soddisfare le seguenti cinque esigenze.

1) Esigenza che il destinatario ( dell'invio telematico ) riceva dal mittente certe comunicazioni ( ad esempio, la cancelleria riceva, in caso di invio dell'atto introduttivo di una causa, il codice fiscale del difensore);

2)Esigenza che gli atti e i documenti siano inviati in un ordine atto ad agevolare il lavoro del destinatario ( ordine atto, ad esempio, ad agevolare il cancelliere nella composizione del fascicolo d'ufficio );

3)Esigenza che gli atti e i documenti siano inviati tutti insieme, e, non, metti l'atto A alle ore 14, il documento B alle ore 18 e così via. - questo sempre per agevolare il lavoro del destinatario dell'invio telematico e anche per impedire la perdita di qualche atto o documento ( l'atto A va a finire nel fascicolo I e il  documento B, che sarebbe un suo allegato, va a finire nel fascicolo II ) ;

4) Esigenza che gli atti e documenti, una volta inviati, non subiscano modificazioni ( ad esempio la “ammissione”, contenuta nella comparsa di risposta del convenuto, “debbo cento” non venga falsificata in “debbo mille”);

5) Esigenza  che sia raggiunta la sicurezza che, colui che appare essere l'autore dell'invio di un atto o di un documento, sia effettivamente l'autore di tale invio, sia, in altre parole, veramente colui che ha dato l'input a tale invio ( dato che ben potrebbe essere che l'avvocato Cicero, dopo aver firmato un atto di citazione, voglia tenerselo ancora un po' nel cassetto, mentre invece Pinco Pallino, desideroso di rompere ogni indugio, voglia invece  subito spedirlo, nolente o volente l'avvocato Cicero );.

 

Ora il legislatore pensa di soddisfare: le esigenze, sub 1 , 2 , 3 imponendo all'operatore ( nel processo telematico )  di utilizzare nell'operazione di “invio”, un “redattore atti” ( vedi voce, “redattore atti”, del “Dizionario”, in “Appendice” ); l' esigenza, sub 4) , l'esigenza cioé di impedire l'alterazione degli atti e documenti inviati, imponendo all'operatore di trasformare gli atti e i documenti da inviare ( prima in file e poi ) in p.d.f.  (vedi voce “PDF, del Dizionario,in “Appendice” ); infine, l'esigenza sub 5), l'esigenza cioé di dar la sicurezza che colui che fa l'invio ( dell'atto...) é effettivamente colui che é legittimato a farlo, imponendo di accompagnare l'invio con la c.d. “firma digitale” ( vedi voce “Firma digitale”, di Dizionario, in “Appendice”).

 

La soddisfazione di tutte queste esigenze , forse necessaria, fa sì che l'invio di un atto nel processo telematico non sia più una cosa così semplice com'é l'invio di una email, ma venga ad essere un'operazione decisamente piena di complicazioni. Complicazioni che noi nei seguenti paragrafi cercheremo nel limite del possibile di appianare.

Ad evitare però che il nostro discorso divenga a sua volta...troppo complicato, noi opereremo una semplificazione : partiremo dal presupposto che Tu, gentile studioso, sia provvisto di .

1) un personal computer di ultima generazione, e pertanto capace di trasformare un file in pdf ( e se non lo fosse? poco male, leggi la voce, PDF del “Dizionario” e vi troverai la maniera per rimediare a tale difetto );

2) una stampante  ;

3) uno scanner ( vedi voce, “Scanner” del “Dizionario”);

4) un “redattore atti” ( vedi voce “redattore atti” nel “Dizionario”;

5) un antivirus;

6) una casella di posta elettronica certificata ( vedi voce “PEC”, nel “Dizionario”);

7) un collegamento a internet.

2- Reperimento delle PEC necessarie per interagire nel P.C.T.

Abbiamo visto che nei casi ( sempre più numerosi ) in cui si seguono le regole del “processo telematico”, il difensore non deve scomodarsi per andare in un ufficio o in una cancelleria al fine di far pervenire, al loro destinatario, le “carte” ( ad esempio, il ricorso per decreto ingiuntivo che vuole depositare in cancelleria ) : le può inviare dal suo studio, così come se inviasse una e.mail . Però per far questo gli occorre conoscere la PEC ( vedi la voce”PEC” del Dizionario, in “Appendice”) del destinatario dell'atto  ( così come gli occorrerebbe se dovesse inviare una e.mail qualsiasi ).

Come può procurarsi questa PEC ?

Nel caso che il destinatario dell'atto sia un ufficio giudiziario ( metti, il Tribunale di Genova ) la sua pec, il difensore, la ricaverà  molto semplicemente nel corso della procedura di invio dell'atto ( come vedremo in un successivo paragrafo ).

Nel caso, invece, la pec che gli occorre, riguardi un collega o una impresa, o un altro soggetto il difensore é costretto a visitare il PAD ( vedi voce “PAD” del “Dizionario”, sez. V ) che conserva, annotata in un “registro” la pec cercata ( vedi voci “PAD” e”Reginde” del Dizionario , in “Appendice”).

 

3- Attività preparatoria a un deposito telematico.

 

Gli atti che invieremo per via telematica, chiaramente non li invieremo in cartaceo, ma dopo averli trasformati in file, scannerizzandoli ( se già, in file, non sono “nati” com'é il caso ad esempio, dell'atto di ricorso, dell'atto di citazione...). Inoltre, per quanto detto nella “premessa”, tutti i file dovranno essere p.d.f. Sarà poi opportuno riunire in una “cartella”tutti i file da inviare, in modo da essere facilitati al momento in cui li dovremo“riversare” nella “busta telematica”.

Naturalmente prima di inviare un atto con cui ci costituiamo in giudizio ( ricorso per decreto ingiuntivo, atto di citazione.... ) noi dovremo aver acquisita la prova di aver fatti i pagamenti connessi alla costituzione ( modulo F23, marche lottomatiche....)

Questo in via generale.

Di seguito prenderemo in esame particolarmente l'attività preparatoria al deposito :  di un ricorso, di un atto di citazione, di una memoria.

 

I- Attività preparatoria al deposito di un ricorso

 

Di seguito diremo come si “preparano”: il ricorso, la procura, i documenti comprovanti i pagamenti connessi alla “costituzione”,gli allegati al ricorso.

A- Preparazione dell'atto di ricorso -  Redigiamo il ricorso sotto forma di documento informatico evitando, se possibile, di  inserirvi in calce o a margine la procura ( che potremo fare con atto autonomo ).

 Distinguiamo il file-ricorso con un nome ( ad esempio, il nome del ricorrente). Quindi, lo trasformiamo in pdf ( vedi voce “pdf “del “Dizionario, in “Appendice”) e lo trasferiamo nella “cartella” di cui abbiamo detto all'inizio. 

B- Preparazione dell'atto di procura – Nel caso in cui accortamente noi si abbia redatta la procura a parte del ricorso , facciamo sottoscrivere la procura ( che si presenterà naturalmente in cartaceo ) dal ricorrente e autentichiamo la sua firma. Quindi scannerizziamo l'atto così formato e trasformiamo il file ricavato dalla scannerizzazione in pdf. Diamo un nome al file. Trasferiamo il file nella cartella dove già stà il ricorso. Se la procura fosse stata apposta in calce o margine del ricorso, dovremmo fotocopiare la pagina in cui risulta la procura, scannerizzare tale pagina, trasformare il relativo file in p.d.f. e...trasferirlo nella cartella.

C- Preparazione delle marche lottomatiche e delle ricevute del pagamento del c.u. -Se abbiamo pagato il c.u. ( contributo unificato ) con un bollettino postale o con un F3 o con l'acquisto di marche lottomatiche, scannerizziamo e trasformiamo in pdf la ricevuta nei primi due casi, nel terzo caso ,scriviamo in un foglio bianco “ Marche lottomatiche  a titolo pagamento c.u  e diritti cancelleria relativamente al ricorso di Bianchi contro Verdi” e sullo sfondo di tale foglio scannerizziamo le marche, trasformando poi il file così ottenuto in pdf. Indi trasferiamo il file ottenuto nella cartella dove già stà il ricorso.

E se abbiamo pagato il c.u. telematicamente ? In tal caso non dobbiamo fare altro che trasferire la ricevuta-file nella cartella.

D -Preparazione dei documenti allegati al ricorso. Scannerizziamo i documenti che costituiscono gli allegati del ricorso ( uno distintamente dagli altri ); trasformiamo i file così ottenuti in pdf. ; diamo a ciascun file il nome- si badi, lo stesso nome con cui abbiamo contraddistinto il documento nel ricorso : se,  ad esempio, nel ricorso abbiamo indicato l'allegato come “Fattura Parodi in data 03.05.16” al file dobbiamo dare il nome “Fattura Parodi in data 03 05 16”.

 

II- Attività preparatoria al deposito di un atto di citazione

Ci mettiamo qui nel caso che, dopo aver notificato l'atto di citazione, noi si voglia usare della facoltà ( non, dell'obbligo ) di costituirci telematicamente.

In tal caso, per prima cosa noi dobbiamo scomporre il documento che contiene l'atto di citazione nei suoi elementi ; i quali saranno ( nel caso più semplice, che é quello in cui la notifica non é stata fatta a mezzo posta ) : l'atto di citazione, la relata di notifica, e la procura ( se non é stata fatta autonomamente ). Ciò si otterrà facendo fotocopia della pagina che contiene la procura e della pagina che contiene la relata di notifica. Avremo così tre “docuemnti” : A) un documento relativo all'atto di citazione ( documento contenente : atto di citazione, relata e, eventualmente, procura )B) un documento ( la fotocopia di cui prima ) contenente la relata ;C) un documento contenente la procura.

Si  scannerizza il documento sub A), si trasforma il file così ottenuto in pdf, e lo si trasferisce nella “cartella”.

Si scannerizza il documento sub B),si trasforma il file così ottenuto in pdf e lo si trasferisce nella “cartella” dove già sta il file-atto di citazione . Va detto subito che questo file ( idest,   il file – relata di notifica ) sarà inviato come se fosse un allegato e nel momento, quindi, in cui si inviano gli altri allegati.

Si scannerizza il documento sub C), si trasforma il file così ottenuto in pdf e lo si trasferisce nella “cartella”.

 Se la procura risultasse già da un atto autonomo, si trasformerà tale atto in file, si trasformerà il file così ottenuto in pdf e lo si trasferirà nella cartella.

Per quel che riguarda i documenti comprovanti i pagamenti  ( Modulo F23....) e gli allegati all'atto di citazione si rinvia a quanto detto al proposito parlando del ricorso.

 

 III- Attività preparatoria del deposito di una memoria

L'attività preparatoria di una memoria ( o di una comparsa ) é semplicissima : se la memoira ( o la comparsa ) non é nata già in file, la si scannerizza. Il file che contiene la memoria ( o la comparsa ) lo sitrasforma in pdf e lo si trasferisce nella cartella.

Per quel che riguarda eventuali documenti allegati si rinvia a quanto detto a loro proposito parlando del ricorso.

 

Preparati gli atti e i documenti per l'inserimento nella busta telematica, possiamo fare un altro passo avanti e  procedere al loro invio, come spiegato nel paragrafo che segue.

4- Il deposito di un atto nella cancelleria ( telematica )  -

Contestualmente e prima dell'invio di un atto, si é obbligati a dare alcune informazioni alla cancelleria, il che avviene con l'utilizzo di uno software ad hoc , il c.d. “redattore” ( vedi voce “redattore”del Dizionario, in “Appendice” )

 Come redattore noi utilizzeremo  SLPCT ( che é un redattore open source ciò che significa che lo puoi scaricare gratis da Google ). Ogni redattore ha le sue particolarità, ma sono minime ( forse che le informazioni che richiede la cancelleria cambiano da redattore a redattore ?) e noi pensiamo che lo studioso, una volta imparato il meccanismo della redazione, sarà in grado di utilizzare, per eseguirla, un qualsiasi redattore.

Cominciamo.

Prima cosa , inserisci il lettore” nella USB del computer ( vedi fig.2 ) e inserisci la tua smart card nel lettore ( per nozioni sulla la smart card, vedi la voce “Smart card , del “Dizionario”, in “Appendice” )

Fatto questo,  dovrai cliccare sull'icona SLPCT , che avrai previdentemente messo in evidenza nel tuo desktop ( se avessi usato una pennettetta, come la Lextel, invece non avresti dovuto fare altro che inserire la pennetta, dato che in questa é già presente un redattore ).

A questo punto incominciamo a vederci insieme la serie di schermate, che il  redattore  fa scorrere sullo schermo del tuo computer.

Alle domande che il redattore implicitamente ci pone noi risponderemo in base alla fictio che l'atto da depositare sia un ricorso con cui  un certo avvocato Cicero Primo, in rappresentanza di certa Maria Caterina Creditori, chiede al tribunale di Arezzo di ingiungere a un certo Mario Rossi di pagare 70mila euro. 

 

Schermata della figura 11 – E' la prima che ti appare dopo aver cliccato su LSPCT.

Clicca su file ( in alto a sinistra per chi guarda ) e, poi, su  “professionisti”indicato nella tendina che appare : apparirà, sovrapposta a quella della figura 11 , una piccola schermata , chiamiamola “,schermata A”. Se tu sei conosciuto già dal redattore ( per avervi già “lavorato” ) apparirà il tuo nominativo nella schermata. E in tal caso clicca “esci”.  Se il tuo nome non appare, clicca “nuovo”.

Se clicchi “nuovo”, ti apparirà una nuova schermata ( anche questa sovrapposta alla schermata 11 ): tu spunta il quadrattino con accanto la scritta “Mittente di busta per via telematica” e compila la scheda con, cognome, nome, codice fiscale. Fatto questo clicca “conferma”

Cliccato “conferma” riapparirà la piccola “schermata A “, completa dei tuoi dati. Clicca “esci” : con ciò  ritorni alla “schermata 11”

Nella schermata 11, clicca su freccetta inserita nella stringa più in alto contraddistinta dalla scritta “codice fiscale del mittente”: apparirà un tendina con vari “codici”, tu clicca sul tuo codice fiscale. Salta ( perché irrilevante) la casella “Cartella”. Completa la casella “identificativo” dando un nome alla busta – nome che potrebbe essere anche di fantasia, ma che é meglio corrisponda a quello della parte in causa; nel nostro caso, mettiamo : Maria Caterina Creditori.  Non  cliccare  sulla casella “apri”. Clicca sulla freccetta della casella “Registro”. Tra le varie opzioni che ti offre la ca tendina che si apre, in un caso come il nostro ( di ricorso per decreto i. ) scegli “contenzioso civile” ( attenzione, da ora in poi, senza ulteriori chiarimenti, faremo le scelte sempre riferendoci all'esempio prescelto all'inizio , ricorso di certa Maria Caterina Creditori ecc.ecc. ). Clicca sulla freccetta della casella “Ruolo” : tra le varie opzioni che propone la tendina, scegliamo “Procedimenti speciali sommari”. Clicca sulla freccetta della casella “Grado” e, poi, nella tendina, scegli “Primo” e cliccaci sopra.  Clicca sulla freccetta della casella “Tipo parte” e, nella tendina, scegli “Ricorso” cliccandoci sopra. Nell'ampio riquadro, che troviamo nella seconda parte della schermata,  tra le varie situazioni processuali che vi appaiono elencate,  scegliamo, come la più adatta alla procedura da noi scelta : “ Fase introduttiva – ricorso per decreto ingiuntivo”. Fatto tutto questo, clicchiamo su “Avanti”. Ci appare la “Schermata 12” ( a meno che noi ci si fosse dimenticati di completare una casella necessaria : in tal caso il redattore non ci farebbe andare avanti e apparirebbe una scritta del tipo “ L'identificazione della busta é un campo necessario” e noi, per andare avanti, dovremmo completare la casella relativa ).

Schermata della figura 12 -        Saltiamo la casella “Rito”.  Saltiamo la casella “Ruolo2 ( che peraltro troviamo già riempita con la parola “Speciale”. Clicchiamo invece sulla freccetta della casella “Ufficio”: ci appare un elenco di uffici giudiziari: dobbiamo scegliere quello competente per la procedura da noi scelta : noi scegliamo, “Tribunale di Arezzo”.  Clicchiamo sulla freccetta della casella “Oggetto” : tra i vari “oggetti” che vengono proposti, noi scegliamo “Procediemnto di ingiunzione ante causam”.

Siamo così arrivati  alla casella “Valore” ( in cui dovrebbe essere indicato il valore della causa ai fini della determinazione del contributo unificato ) noi, fingendo che si tratti di una causa esente da contributo, indichiamo come valore “zero”. Poi clicchiamo “Avanti”.

Ci appare una schermata che, se noi avessimo indicato per la causa un valore superiore a “zero”, avremmo dovuto riempire  con , l'indicazione del contributo unificato, degli estremi del pagamento, con l'indicazione delle marche utilizzate per il pagamento ecc.ecc.

Siccome la procedura da noi scelta é esente da contributo, clicchiamo subito “Avanti”: ci appare la “Schermata della figura 13”.

Schermata della figura 13 -     Clicchiamo su “Nuovo”, che si trova sotto la casella “Parte – soggetto che introduce” : appare una nuova schermata, chiamiamola “schermata 13bis”. In tale schermata clicchiamo la freccetta della stringa “ Parte . Natura giuridica” : tra le varie opzioni, scegliamo “Persona fisica”e vi clicchiamo sopra. Nella stringa “ Cognome o denominazione” scriviamo “ Creditori” ( che é il cognome che abbiamo dato alla ricorrente ). Nella casella “Nome”, scriviamo “Maria Caterina”. Nella casella “Codice fiscale”, scriviamo SNGMCT43L55A923K ( il fasullo codice che abbiamo attribuito alla ricorrente ). A questo punto clicchiamo sul quadrattino “Indirizzo” e nelle seguenti caselle scriviamo l'indirizzo da noi attribuito alla ricorrente ( Via San Gerolamo 123 – 52100 Arezzo ). Clicchiamo su “Conferma”. Con ciò ritorniamo alla “Schermata della figura 13”. Questa volta clicchiamo il bottone “Nuovo” che é sottostante la casella “Controparte”. Ci appare una nuova schermata, chiamiamola,  “schermata 13 ter”. Noi operiamo come fatto con la precedente “schermata 13bis” mutatis mutandis ( in particolare, il codice fiscale possiamo ometterlo ). Clicchiamo su “Conferma”. Riappare la “schermata figura 13”, però questa volta , poste l'una sotto “Parte” e l'altra, sotto “Controparte” appaiono le anagrafiche  rispettivamente della parte e della controparte. Clicchiamo su “Avanti”

Cliccando su “Avanti” appare una schermata che ha per intestazione “Ricorso per decreto ingiuntivo – Anagrafica – Procedimento – Soggetti – Avvocato”. Sotto l'intestazione vi é la scritta “Avvocato ( avvocato coinvolto nel procedimento) . Gli avvocati qui definiti riferenziano i partecipanti al procedimento”. Sotto la casella relativa a tale scritta vi é un bottone “Nuovo” e noi vi clicchiamo. Appare una schermata, chiamiamola “Schermata 13 quater”. Scriviamo, cognome, nome, codice fiscale dell'avvocato del ricorrente ( che normalmente coincide con il professionista “mittente” della busta) Fatto ciò dobbiamo cliccare su “Avanti”: appare la schermata della figura 14.

Schermata della figura 14  La schermata ha come intestazione”Ricorso decreto ingiuntivo – Anagrafica procedimento -  soggetti -  avvocato – domicilio “.

Dopo aver cliccato su quadrettino “Domicilio”, scriviamo nelle apposite caselle : via, cap. località, provincia, nazione dell'avvocato. Poi clicchiamo su “Nuovo” sottostante a “Indirizzo ( indirizzo del legale)” Tale indirizzo potrebbe coincidere con il domicilio  ma noi fingendo che sia diverso, clicchiamo su “Nuovo” e poi indichiamo nella schermata che appare il diverso indirizzo ( Via Muratori 7 – 52100 Arezzo); e clicchiamo “Conferma”.

Ritornati nella “Schermata della figura 14” , clicchiamo su “Nuovo” sottostante  alla scritta “Parte rappresentata. ( Riferimenti ecc.)”. Appare una schermata in cui si vede una stringa con accanto una freccetta.  Clicchiamo su questa e appare una tendina, che ci offre due opzioni : quella della “parte” ( Maria Caterina ecc ) e quella della controparte “Mario Rossi” ). Noi clicchiamo sul nome della “parte”; e poi clicchiamo “Conferma”. Appare una una schermata in cui vi é una stringa che riporta la anagrafica della parte ( “Maria Caterina ecc”). Clicchiamo conferma. Con ciò ritorniamo nella schermata della figura 14. Non essendoci altri avvocati da indicare, clicchiamo “Avanti”. Appare una schermata che ha per intestazione “  “ Ricorso decreto ingiuntivo – Tipo decreto”. Se nel ricorso noi chiediamo che sia data la sua esecutività, noi clicchiamo sul quadrettino “Esecutivo”. In relazione alla casella “Tipo decreto” ci sono offerte varie opzioni, noi scegliamo la opzione “Somma”; e nella casella “Somma” indichiamo la  somma, di cui chiediamo sia ingiunto il pagamento, in 70.000. Clicchiamo, “Avanti” : appare la schermata di cui alla figura 15.

Schermata di cui alla figura 15 .  Nella schermata 15, noi vediamo indicati, prima,  : il tipo  della procedura, il codice fiscale del mittente, l'identificativo della busta, l'ufficio destinatario, e, poi, sotto una striscia riportante il codice fiscale del mittente e l'identificativo della busta, vediamo, incolonnati : Dati atto, Impostare l'atto principale, nota di iscrizione a ruolo.

Dati atto e nota di iscrizione a ruolo, nono due elementi che  sono stati formati automaticamente dal redattore in base alle indicazioni che prima gli abbiamo fornito.

Il secondo elemento (nellordine di cui alla colonna ), ci invita a “impostare” l'atto principale ( nel nostro caso il ricorso per decreto i ). Ciò che facciamo cliccando sul bottone “imposta” ( vedi in basso della schermata ) : appare, sovrapposta alla schermata 15, la schermata della figura 16.

Schermata della figura 16 -  Siccome noi, prima di iniziare la procedura di deposito della busta, abbiamo avuta la avvertenza di archiviare  in “Documenti”: l'atto principale ( idest, il ricorso ), la procura alla lite, il “riconoscimento di debito”, che intendiamo allegare, noi ora clicchiamo, prima su “Documenti” e ciò fa apparire, tra gli altri file, quello relativo al atto di ricorso, e poi, due volte, su questo file. Come risultato, al posto della scritta “Importare atto principale” ( torna a vedere la “schermata di figura 15” ) , appare l'indicazione “Ricorso prova telematica” ( che é l'identificativo che, prima di iniziare la procedura di invio della busta, avevo dato al ricorso ).

A questo punto clicchiamo sul bottone “Allegati” . Ci appare una schermata in cui vi sono due stringhe : una ha scritto sopra “Tipo allegato”, l'altra, “Tipo conformità”.Clicchiamo sulla freccetta relativa alla prima stringa  ( “Tipo allegato” ) : si apre una tendina, in cui sono elencate varie opzioni : allegato semplice, procura alle liti, nota di iscrizione a ruolo, ricevuta  pagamento contributo unificato, ricevuta di pagamento telematico....). Noi clicchiamo su “Allegato semplice”. Per semplificarci la vita, non scegliamo tra i vari tipi di conformità. Quindi clicchiamo “Conferma”: ci appare una schermata simile a quella della schermata della figura 16 e, mutatis mutandis , operiamo come abbiamo fatto a proposito di questa schermata. : clicchiamo su “Documenti” e, poi, sul file “Riconoscimento di debito” : come risultato si apre la schermata della figura 17

Schermata della figura 17,  Guardando tale schermata possiamo vedere l'allegato “Riconoscimento di debito” incolonnato insieme all'atto principale.

 

Torniamo a cliccare su “Allegati”. Riappare la schermata già vista in cui ci si invita a indicare il “Tipo di allegato”: clicchiamo sulla freccetta, ma questa volta scegliamo, non allegato semplice, ma “procura alle liti”. Ci appare una schermata simile a quella della figura 16, e noi tra i tanti file scegliamo quello che é relativo alla procura : vi clicchiamo sopra due volte e la procura si incolonna insieme all'atto principale e all'allegato semplice ( ciò, però, al paziente lettore non risulterà dalla schermata 17, per un nostro errore ).

Caricati l'atto principale e gli “allegati” dobbiamo firmare la busta. Clicchiamo pertanto il bottone “firma busta”: appare una schermata simile a quella della figura 15, solo che, invece  del bottone “Firma e crea busta” appaiono tre altri bottoni , “Firma tutto”  “Firma” “Firma esterna”. Noi clicchiamo su “Firma tutto”; così facendo firmeremo anche atti e documenti che non andrebbero firmati, ma che importa? Quod abundat non vitiat. Cliccando “Firma tutto” ci appare una schermata che ci interroga : “ firma tutto” o “firma il neecssario” ? Noi insistiamo a cliccare su “Firma tutto” : appare la schermata della figura 18 .

Schermata della figura 18   In questa schermata siamo invitati a confrontare quel che risulta nell'atto principale ( nel nostro caso, nel ricorso ) con quel che risulta negli “atti strutturati”. Noi, ubbidienti, clicchiamo su “Visualizza confronto” : appare la schermata della figura 19.

Schermata della figura 19.   In tale schermata, alla sinistra di chi guarda, appare il contenuto dell'atto principale ( che naturalmente , nel nostro caso, é un atto molto schematico e imperfetto ) e, alla destra di chi guarda, appaiono i “dati” risultanti dagli “atti strutturati”.

Verifichiamo la conformità tra i “dati strutturati” e quelli da noi indicati nell'atto principale.

 A questo punto lasciamo la parola all'ottimo Collega Luca Sileni del Foro Grossetano e al Suo utilissimo libro “Guida Galattica per Giuristi Telematici” edito a cura della Camera Civile degli Avvocati della Provincia di Grosseto e scaricabile dal web ).        

“ Qualora vi sia corrispondenza fra i dati inseriti nei due file non dovremo far altro che chiudere la finestra del confronto, collegare il nostro Kit di firma digitale al computer, spuntare la casella “conformità verificata” e poi inserire il PIN. Una volta firmati i file dovremo cliccare nuovamente su “crea busta”, avviando così il processo di crittografazione del documento informatico da inviare alla cancelleria del tribunale.

Conclusa la fase di crittografazione, il programma restituirà il file “Atto.enc” che altro non é se non la nostra busta telematica.

A questo punto il software ci permetterà di salvare la busta sul computer ( ad esempio per inviarla tramite un client webmail, o attraverso un PDA) o anche di inviarla direttamente ( scelta che vi consiglio caldamente) attraverso il vostro client e-mail predefinito.

In quest'ultimo caso non dovremo far altro che cliccare sul bottone “invia deposito” (….) ed il programma provvederà a creare automaticamente un nuovo messaggio attraverso il vostro client di posta elettronica, che recherà già – quale allegato – il file “atto.enc”, nonché le giuste indicazioni del destinatario e dell'oggetto del messaggio, che vi raccomando di non modificare.

Non dovrete quindi far altro che selezionare il mittente ( ossia il vostro indirizzo PEC che avrete già configurato con il client di posta elettronica ) e premere invio, lasciando in bianco il corpo della mail”.

Con un grazie sentito al Collega che ci ha sostenuto mentre alla fine della descrizione dell 'iter di descrizione di un deposito telematico....... le forze ci venivano a mancare, chiudiamo il presente paragrafo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5- Attività successiva al deposito telematico.-

 

Una volta fatto un deposito telematico, che cosa bisogna fare ?

Bisogna controllare se tale invio ha avuto buon fine. Nel caso di deposito di un atto in cancelleria, tale controllo avviene visionando quattro messaggi : il primo é il “messaggio di accettazione” da parte del nostro gestore PEC ( v. fig.....) il secondo é il “messaggio di avvenuta consegna” da parte del gestore della PEC della cancelleria  , il terzo  é  il “messaggio di esito dei controlli automatici ( fig......), messaggio che ha un allegato ( fig.....), il quarto é il “messaggio di accettazione del cancelliere ( fig.....).

I primi tre messaggi arrivano molto rapidamente (questione di minuti ).; il quarto può tardare qualche ora

 A partire dal secondo messaggio, il deposito di un atto in cancelleria s considera effettuato, a meno che il terzo messaggio non rechi indicazione di errori.

Dal quarto messaggio ( se annunciante il buon fine del deposito ) i documenti inviati sono visionabili dal giudice e dalle parti.

Con il felice esito del suo deposito non sempre la parte non può considerare ultimate le sue fatiche. Infatti se ha iscritta a ruolo la procedura dovrà ocmpiere un'attività ulteriore ( prima dell'udienza ). Infatti qualora , qualora  abbia pagato il contributo unificato e i diritti di cancelleria con marca Lotto matica, dovrà provvedere al deposito delle marche in cancelleria.. Inoltre dovrà depositare le cc.dd. “Copie di cortesia” , cioé le fotocopie ( naturalmente in cartaceo ) degli atti che secondo gli artt. 165,167 avrebbe dovuto produrre se non si fosse costituita telematicamente ( e naturalmente tali atti non li depositerà sparpagliati ma ben riuniti in un fascicolo ).

 

 

6- Accesso alla cancelleria telematica- Acquisizione copie ad uso studio

 

Mettiamo che tu voglia leggere la comparsa conclusionale depositata da controparte nella causa di separazione tra Maria e Giuseppe. Devi accedere alla cancelleria telematica. Ecco come si fa .

Inserisci la chiavetta USB nel tuo computer.

Appare una schermata . che ti mostra un elenco di nomi : tu clicca  su “Autorun” (ma, attenzione, ci sono due scritte “Autorun” : tu scegli quella tipo “applicazione” ).

Ti appare una schermata, che ti offre tre opzioni: 1) firma digitale ; 2) internet ; 3 )applicazioni. Tu clicca su “ Internet”

Appare una schermata con tre icone : 1) banca dati lextel; 2) accesso alla giustizia; 3) configurazione di rete per l'accesso ad internet. Tu clicca su “Accesso ad internet”.

A questo punto appare la schermata di cui alla figura 21 : é il PAD della lextel ( il gestore della tua pennetta ). Clicca su “accedi” ( in basso a destra per chi guarda ).

 A sinistra della schermata che ti appare, ti si invita a digitare username e password; a destra, é rappresentata una chiavetta : clicca su questa.

Appare una schermata a cui sovrapposta ce n'é un'altra piccola, che ti invita a digitare la tua password : lo fai, e, poi, clicchi su “OK”.

Nella schermata che ti appare ti vengono offerte sei opzioni : tu clicca su Poliswed.

L' apparizione della schermata di cui alla figura 22, ti dice che sei entrato in Poliswed.  In tale schermata vedrai messe in evidenza due scritte : “Poliswed SICID e, più sotto, Poliswed SIECID. Entrando in Poliswed SICID si possono consultare i fascicoli attinenti alle cause di cognizione. Entrando in Poliwed SIECID si possono consultare i fascicoli relativi alle procedure esecutive. Nel tuo caso devi cliccare l'icona “entra” relativa a SICID.

Entrato in SICID  per prima cosa devi selezionare l'ufficio giudiziario che ti interessa: come fare ? Semplice, essendo tale ufficio il tribunale di Roma, prima, selezioni , nella casella che si trova sotto la scritta “Uffici giudiziari” “Corte di Appello di Roma” ( figura 25 ). E poi ,  nell'ambito dei tribunali che rientrano nel circolo della C.A. Roma, selezioni “tribunale Roma” ( figura 26 ).

Una volta che hai selezionato  “Tribunale Roma”, per acquisire il fascicolo che ti interessa, va alla schermata di cui alla figura 30. Poi, sotto la scritta “Servizi”, che si trova alla sinistra di chi guarda, seleziona “Fascicoli personali”. Poi clicca nella freccetta della casella ,”Selezione del registro” : ti viene offerta la scelta tra tre cancellerie a cui accedere : cancelleria civile, cancelleria lavoro, cancelleria volontaria giurisdizione. Dovendo consultare il fascicolo di una causa di separazione, tu selezioni, cancelleria civile. Fatto questo inserisci nelle caselle sottostanti più dati che puoi, in primis il numero di ruolo generale della causa. Clicchi “Ricerca”.

Guarda la schermata di cui alla figura 31 : la ricerca ha avuto esito positivo e ti vengono dati : il numero di ruolo generale della causa, il nome delle parti ( nella figura non li vedi , come non vedi i  dati che seguono, per tutela della privacy ) la prossima udienza, il giudice . Guardando  alla estremità della stringa sovrastante noterai un “ P D S” . Che significano queste tre lettere ? La prima, sta per “parti in causa”, la seconda per “Documenti”, la terza per “Storico”.

Se clicchi sulla “P”,  si apre la schermata di cui alla figura 32: da cui puoi trarre informazioni su : atto costitutivo in giudizio, costituzione in giudizio, ruolo, materia (….) .

Se clicchi su “D” si apre la schermata di cui alla figura 34,  che ti informa sui documenti inseriti nel fascicolo.

Se clicchi su “S”, si apre la schermata di cui alla figura 33 che ti dà il c.d “storico”, cioé ti informa su tutti gli eventi che hanno interessato la procedura fin dal momento della sua iscrizione a ruolo

A questo punto, se tu vorrai leggere un dato documento (la comparsa conclusionale),  non avrai che da cliccare sul file relativo a tale documento : ti si aprirà una schermata e a te basterà cliccare su “copia informatica” per acquisire nel tuo computer il file cliccato.

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Note a paragrafo  6 .

 

1) Infatti per dare allo studioso un'idea di un programma diverso da quello offerto dalla carta nazionale servizi, in questo paragrafo utilizzeremo il programma dato dalla lextel.

 

 

7-  La preparazione della copia di un atto ai fini della sua notifica. Un'importante eccezione, la notifica della copia di un titolo esecutivo.

 

 

Poniamo che noi si voglia notificare  un atto, metti una sentenza : come dobbiamo operare ?

Prima di tutto dobbiamo scaricare dalla cancelleria telematica l'atto ( e questo lo possiamo fare a costo zero, dato che in materia telematica non si pagano i “diritti di copia”).

Fatto questo, dobbiamo decidere se notificarlo via PEC oppure via UNEP ( o posta raccomandata ex L. 53/94 )

Se  vogliamo notificarlo via UNEP dobbiamo farne tante copie  in cartaceo quanti sono i notificandi più una e dobbiamo autenticarle con una formula del tipo della seguente :

“Attestazione di conformità – Io sottoscritto avv. Cicero Primo, ai sensi dell'art. 16bis, comma 9 bis, D.L. 179/2012, conv. in L. 221/2012, introdotto dall'art. 52 D.L. n.90 del 24/ 6 / 2014 attesto che il soprascritto atto – di pagine sei esclusa la presente - é copia perfettamente conforme della Sentenza emessa in data..... ed esistente in forma digitale nel fascicolo  informatico 5638/2014 R.G. Tribunale di Arezzo..

Data e luogo – Firma dell'avvocato

Naturalmente la relata di notifica a firma dell'ufficiale giudiziario seguirà l'attestazione di conformità  a nostra firma.

Se invece vogliamo notificare l'atto  via pec, naturalmente lo dobbiamo conservare in formato digitale e  l'autentica – che secondo opinione autorevole va inserita nella relazione di notifica - va fatta adottando una formula del tipo di quella che segue  :

“ Attestazione di conformità – Io sottoscritto avv. Cicero Primo, ai sensi dell'art.16bis,comma 9bis, D.L. 179/2012, conv. in L. 221/2012, introdotto dall'art. 52 D.L. n.90 del 24/6/2014, attesto che l'antescritto atto – di pagine sei esclusa la presente -  é copia perfettamente conforme della Sentenza emessa in data.....ed esistente nel fascicolo informatico n..../----R.G. Tribunale di Arezzo

 Luogo e data -  firma dell'avvocato

 

Dunque l'avvocato  può autenticare le copie degli atti e la sua dichiarazione di autentica ha lo stesso valore di quella proveniente da un pubblico ufficiale ( anzi, l'avvocato é un pubblico ufficiale nel momento in cui autentica la copia di un atto ).

Ma tale regola ha una importante eccezione : l'avvocato non può autenticare una copia in forma esecutiva. Pertanto quando egli necessita di una tale copia deve ( con istanza inviata telematicamente ) rihciederla al cancelliere. ( e poi naturalmente deve andare a ritirare tale copia rilasciata in cartaceo nella cancelleria – non gli viene spedita telematicamente ).

 

 

 

8 – La notifica

La Legge conferisce  il potere di notificare un atto all'avvocato ( all'avvocato munito di procura , se l'atto riguarda, non personalmente l'avvocato, ma un terzo ). Lo conferisce, bada, a tutti gli avocati, e non solo a quelli autorizzati dal Consiglio dell'Ordine.  Tale potere la legge lo conferisce per la notifica di tutti i tipi di atto ? Sì, per tutti i tipi di atto. Invece tale potere di notifica non può essere esercitato nei confronti di tutte le persone ; ma solo nei confronti delle persone ( non importa se si tratti di persone fisiche o giuridiche, si tratti di avvocati, imprenditori o....chicchessia ) le quali, non solo siano titolari di un indirizzo PEC, ma siano titolari di un indirizzo PEC censito in un pubblico registro ( cosa che tu avrai la prudenza di verificare nei modi detti in un precedente paragrafo ).

Ora mettiamo che tu, avvocato Cicero I ( tale il nome che mi piace attribuirti ),  voglia notificare un atto ( metti, un decreto ingiuntivo con pedissequo decreto ) in via informatica   alla ditta Webstart di Sinalunga.

A tal fine non ti occorre un redattore, però non puoi fare a meno di risultare ( nel ReGindE ) titolare di un indirizzo PEC e di avere un dispositivo di firma elettronica.

A questo punto cominciamo, passo dopo passo, a vedere la procedura che occorre seguire per effettuare una notifica.

Nella prima schermata vedi, quasi alla fine della colonna di nomi che ti appare quello di” Autorun”  Tu vi clicchi sopra ( ma attenzione vi sono due “Autorun” tu clicca   su “Autorun” tipo “applicazione”.

La secoda schermata ti propone tre opzioni : Firma digitale”  “Internet”   “Applicazioni” : tu clicca  su “Internet”

La treza schermata ; ti propone di scegliere tra : 1) Banca dati lextel ; 2)Accesso alla giustizia 3)oonfigurazione di rete per l'accesso ad internet : tu clicca su “Accesso alla giustizia”

Ti appare poi la schermata di cui alla figura  21 : é il PAD di lextel. Clicca su accedi ( vedi in basso a destra ).

Ti appare una schermata che ti offre due opzioni : la prima ti invita a digitare i username e password; la seconda ( a destra per chi guarda)  contiene l'immagine di una chiavetta : tu clicca  sulla seconda ( quella con la chiavetta ).

Ti appare una schermata, sovrapposta alla quale ce n'é un'altra più piccola che ti invita a digitare la tua password : lo fai e, poi, clicchi su “OK”.

Appare una schermata che ti propone sei opzioni : tu clicca su quella contraddistinta dal nome “Polisweb”.

Con la schermata che ti appare ( schermata della figura n.22 ) tu sei finalmente entrato in Polisweb. Vedrai che nella schermata prima é posto in evidenza “ “Polisweb SICID” e più sotto, “PoliswebSIECID” . Entrando in Polisweb SICID” tu hai la possibilità id consultare i registri e i fascicoli attinenti processi di cognizione, entrando in “Polisweb SIECID “ tu hai la possibilità di consultare i registri e i fascicoli delle procedure esecutive.  Tu , dovendo consultare una memoria attinente un processo di cognizione, entri in “Polisweb SICID” ( cliccando su “Entra” ).

 

 

 

 

prima schermata 

Primo passo. Devi preparare  ( in formato PEC ) il “Messaggio” da inviare. Sì, perché, l'atto  notificando, così come la relativa relazione di notifica e la procura, si presenteranno come degli allegati a una PEC  inviata al destinatario della notifica.. Cosa dovrà risultare scritto nel “messaggio” ? Semplicemente : “Notificazione ai sensi della Legge n. 53 del 1994”. Tutto qua.

 

Secondo passo. –   Si “prepara” l'atto principale ( la citazione, la sentenza...) per la notifica. A tale proposito bisogna distinguere il caso che l'atto notificando sia da te creato ( un atto di citazione , una “intimazione a testi”...) e il caso in cui, invece, l'atto non sia da te creato ( sentenza, decreto ingiuntivo pedissequo a tuo ricorso ….. ).

In tutti e due i casi tu devi trasformare, scansionandolo, l'atto in forma digitale ( naturalmente se non  é già in forma digitale e se l'atto é stato da te creato si ha da pensare che già lo sia  ) ; in tutti e due i casi lo devi trasformare in pdf ; in tutti e due i casi lo devi firmare digitalmente; però, nel secondo caso, ti dovrai ricordare di inserire nella relata di notifica ( di cui parleremo ) l'attestazione di conformità ( di cui abbiamo parlato nel precedente paragrafo ).

 

Terzo passo. Preparazione della procura per la notifica. Questo, naturalmente, se la procura va notificata telematicamente ( problema che tu risolverai molto semplicemente ponendoti la domanda : se chiedessi la notifica tramite UNEP , la procura la dovrei notificare oppure no? solo se rispondi a tale domanda positivamente, devi procedere alla notifica telematica della procura ).

Dovendo provvedere alla notifica della procura, devi :1- redigere la procura in un documento separato; 2- far firmare dal cliente e firmare tu come al solito la procura; 3-scansionare il documento (a meno che, rara avis, possedendo, il cliente, la firma elettronica, tu non abbia creato già in forma digitale la procura e in tale forma l'abbia firmata tu e il cliente ) ; 4- trasformare il documento in pdf ; 5-, firmare digitalmente tale documento.

 

Quarto passo .  Preparare gli allegati eventuali per la notifica. Questo é molto semplice : li trasformi in forma digitale e in pdf; li firmi digitalmente ( può talvolta non essere necessario, ma quod abundad non vitiat).

 

Quinto passo .   Prepari la relazione di notifica in documento separato.

A tale proposito devi tenere presente che il comma 5 art. 3bis Legge 53 del 1994, impone precisi contenuti alla relazione, così recitando :

“ L'avvocato redige la relazione di notificazione  su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata. La relazione deve contenere : a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell'avvocato notificante, b) ( abrogato ) ; c) il nome e cognome o la denominazione  e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti; d) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario, e) l'indirizzo di posta elettronica certificata a cui l'atto viene notificato, f) l'indicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo é stato estratto; g) l'attestazione di conformità di cui al comma 2”.

La relazione quindi potrebbe assumere la seguente forma :

Relazione di notifica

Io sottoscritto avv. Cicero Primo c.f.............; difensore di  Mario Bianchi, c.f...........per procura in calce al ricorso per decreto ingiuntivo

attesto

ai sensi dell'art.22 comma 2 D.Lgs, 7.03.2005, n.82 la perfetta conformità dell'allegato decreto ingiuntivo pedissequo a ricorso  al decreto ingiuntivo in data....esistente nel fascicolo informatico …./...R.G. Tribunale di.......

E nella qualità sopradetta, tale decreto

notifico

a Mario Rossi all'indirizzo di posta elettronica certificata.......come ricavato da......( indicazione del pubblico elenco dal quale é stata tratta la PEC del destinatario ).

( Nel caso di notificazione effettuata  nel corso del procedimento, va aggiunto: )

L'atto come sopra notificato attiene al giudizio pendente davanti al Tribunale di ….. R.G. n....../........

Luogo e data

Devi trasformare la relata in pdf e, dopo, devi firmarla.

 

Sesto passo .   Invia il “messaggio”,allegando l'atto notificando e eventualmente la procura e altri documenti. L'invio si effettua né più né meno come si inviasse una qualsiasi PEC con allegati.

In caso di problemi nella consegna del “messaggio” nella casella PEC del destinatario, ti arriverà  un “avviso di mancata consegna” ( con l'indicazione dei motivi di ciò ).

 Altrimenti, come al solito, ti vedrai arrivare (entro brevissimo tempo )  le due solite “ricevute” : quella di accettazione del tuo gestore e quella di avvenuta consegna del gestore del  destinatario.

 

Anche per le notifiche via PEC vige il principio della c.d. “doppia decorrenza” ; e pertanto la notifica si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la prima “ricevuta” e, per il destinatario della notifica,  nel momento in cui viene generata la seconda ricevuta.

Come si dà la prova dell'avvenuta notifica di un atto ? La risposta la dà l'art. 9, l. 21 gennaio 1994,n.53, che recita : ( Omissis. Qualora non si possa procedere al deposito con modalità telematiche dell'atto notificato a norma dell'articolo 3bis, l'avvocato estrae copia su supporto analogico del messaggio di posta elettronica certificata, dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna e ne attesta la conformità ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi dell'art.23,comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005,n 82”.

Quindi, per dare la prova della notifica, nella quasi generalità dei casi depositerai telematicamente  la ricevuta di accettazione ( del tuo gestore) e la ricevuta di avvenuta consegna del gestore del destinatario ( tieni presente che quest'ultima ricevuta contiene copia del “messaggio” e degli allegati, quindi anche dell'atto notificando ). Nel caso non ti fosse possibile effettuare il deposito telematico ( metti, perché il deposito  andrebbe effettuato davanti al Giudice di Pace ) dovresti :

A)  Stampare : 1) il “messaggio” ; 2) l'atto notificato, tutti gli altri allegati, la relazione di notifica; 3) la ricevuta di accettazione ; 4) la ricevuta di avvenuta consegna.

B) Attestare l'autenticità dei sopraddetti atti ; il che potresti fare adottando la formula seguente.

Attestazione di conformità delle copie cartacee

all'atto notificato in via telematica

Io sottoscritto avv................ nella qualità di difensore di Mario Bianchi

visto il comma 1bis, art.9 legge 53/94;

 

ai fini di dare la prova dell'avvenuta notifica  da me fatta in via telematica, in data...... a Mario Rossi del decreto ingiuntivo in data....e della procura ad litem  a me rilasciata da Mario Bianchi

attesto

che gli allegati atti e documenti:1) Atto di citazione  ; 2) procura ad litem ; 3) relata di notifica ; 4) messaggio pec di invio, sono perfettamente conformi ai correlativi atti che io ( dove averli digitalmente sottoscritti quando occorreva  e cioé nel caso dell'atto di citazione, della procura  e della relata di notifica ) ho notificato a Mario Rossi mediante invio in data...alle ore...dalla casella di posta certificata.....alla casella di posta certificata...............  e che le due allegate ricevute di  accettazione e di avvenuta consegna sono perfettamente conformi a quelle rilasciate dai  gestori Pec  in relazione a tale invio.

 

C) depositare la “attestazione di conformità” con gli allegati in cancelleria.